重人科办〔2023〕17号

学院党政办公室

关于档案利用服务相关事宜的通知

各二级学院、各部门：

为满足社会公众及在校师生对档案利用的需求，根据学校有关工作安排，综合档案室着力开展档案查询、利用服务。现将相关事宜通知如下：

一、业务办理

（一）学生档案材料查询、利用

1. 普通高等学校录取新生名册

现场办理：本人携带身份证明材料前往档案室办理。

远程办理：请将高考年份、参加高考省份、录取专业、是否读过预科、邮寄地址、联系方式以及身份证、毕业证拍照发送邮件至dak@cqrk.edu.cn，档案室以邮寄到付方式反馈所需材料。

委托他人办理：代办人持身份证明和委托人手写委托书、身份证复印件，并收集好委托人高考年份、参加高考省份、录取专业、是否读过预科等信息前往档案室办理。

特别说明：如是2005年之前入校，档案室收到信息后会联系招生处查验身份信息后才能邮寄反馈。

2. 成绩单

现场办理：本人携带身份证明材料前往档案室办理。

远程办理：有需要此材料的学生请将毕业年份、专业、邮寄地址、联系方式以及身份证、毕业证拍照发送邮件至dak@cqrk.edu.cn，档案室以邮寄到付方式反馈所需材料。

委托他人办理：代办人持身份证明和委托人手写委托书、身份证复印件前往档案室办理。

3. 学校更名证明材料

有需要学校更名材料的学生请联系学校教务处（行政中心1号楼211室）开具学籍证明材料来档案室换取学校更名材料；教职工请联系学校干部人事处（行政中心1号楼201室）开具人事证明材料来档案室换取学校更名材料。

4. 学生档案政审

持单位出具的介绍信、查档人身份证明材料前往档案室查阅。

5. 学生档案转递

零散特殊情况的学生档案转递由单位或个人向档案室邮寄单位调档函（录取通知）等材料，档案室查询无误并及时转递。毕业生档案转递根据每年工作安排具体开展。

（二）学校档案室综合档案查询、利用

1. 可开放性纸质、电子材料。所需部门提出申请，查档人持身份证明材料前往档案室查询、利用。

2. 可开放性声像材料。所需部门提出申请，查档人持身份证明材料前往档案室查询、利用。

3. 涉密材料。原则上不开放，如因工作需要，所需部门提出申请，部分负责人审阅、保密办公室负责人审阅、分管保密工作校领导审批后，查档人持身份证明材料前往档案室查询、利用。

二、联系方式

（一）联系人：邹益、李倩莹，联系电话：023-42464821。

（二）联系地址：重庆市合川区草街街道学院街256号行政中心1号楼119室。

特此通知

学院党政办公室     

2023年10月12日